Единое информационное пространство
внутри вашей компании!

Разработка внутренних порталов

Корпоративный портал – это новый класс программного обеспечения для эффективного решения задач организации посредством интеграции корпоративных данных и приложений. Внутренний портал, построенный на базе программного обеспечения «1С- Битрикс: Корпоративный портал», позволяет решать коммуникационные, организационные и HR-задачи компании, в т.ч.:

- экономить рабочее время;
- повышать эффективность сотрудников;
- оптимизировать бизнес-процессы;
- обеспечить контроль и управляемость;
- повысить качество управленческих решений;
- добиться эффективности бизнеса или некоммерческой организации

Внутренний портал это:

- хранилище корпоративной информации;
- коллективная работа с документами;
- поиск по документам и вложенным файлам;
- система обучения и тестирования персонала;
- интеграция с 1С и Microsoft Office.

Особенности решения

Сотрудники:
персональная страница
сотрудника

- профиль с полной информацией о сотруднике;
- быстрый контакт (веб-чат, e-mail);
- контроль присутствия сотрудника на портале;
- календарь с планированием рабочего времени и отсутствия;
- персональный блог;
- форум;
- документы;
- быстрый поиск сотрудника в списке.

Сотрудники:
отсутствия на рабочем месте

Актуальная информация об отсутствиях сотрудников обеспечивается системной синхронизацией Портала с «1С:Зарплата и Управление персоналом» или другой кадровой системой. Каждый пользователь может добавить информацию о своем отсутствии в общий график через персональный календарь

Планирование:
Управляйте своим временем эффективно!

С виду простой в обращении и очень наглядный инструмент... На самом деле это еще один мощнейший механизм для планирования и управления рабочим временем сотрудников! Потому что позволяет сотрудникам не только повышать свою личную эффективность, но и быстро организовываться в рабочих группах и, более того, согласовывать свою деятельность с ключевыми событиями всей компании.
– создание любого количества календарей;
– права доступа и управления календарями;
– двусторонняя интеграция с MS Outlook;
– совмещение личных календарей с календарем компании;
– приглашение на собрание с информированием и подтверждением со стороны участников, с напоминанием.

Планируйте совещания и встречи

Воспользуйтесь механизмом приглашения участников события, и вы сможете быстро выбрать необходимых сотрудников, направить им приглашения через Внутренний портал или по электронной почте, получить подтверждение.
– создание коллективных событий с приглашением любого количества участников;
– оповещение приглашенных и получение подтверждений или отказов;
– отражение коллективных событий в календарях всех приглашенных участников;
– снятие событий из календарей участников при отмене или удалении назначения;
– напоминание участникам о предстоящем событии.

Корпоративный поиск: Морфологический релевантный поиск по всему порталу

Система индексирует содержимое файлов разных форматов. Зачем? Загрузили вы, к примеру, в хранилище множество документов - потом быстро найдете среди них нужные! Поиск выполняется по всему Порталу: и в содержимом страниц, и внутри документов в хранилищах, и в профайлах сотрудников и рабочих групп, в сообщениях форумов и блогов и даже в подписях к картинкам.
– индексация всей информации портала;
– поиск по вложенным документам и файлам (DOCX, XLSX, DOC, XLS, PPTX, PPT, PDF, RTF, ODS и другие);
– поиск с учетом прав доступа сотрудников;
– одновременный поиск по всему порталу (пользователи, новости).

Документооборот: Коллективная работа с документами

Зачем вам обсуждение документов на Внутреннем портале? Чтобы эффективнее строить работу с документами! И повышение эффективности особо заметно в сочетании с инструментами коллективной работы Microsoft Office и Open Office. Способствует этому приросту эффективности также система почтовых нотификаций. Система не позволит вашим сотрудникам пропускать важные обсуждения документов - наоборот, побудит в них активно участвовать и быть в курсе всех изменений.

- документооборот в едином хранилище документов с организацией цепочки утверждения и управлением статусами документов;
- история изменений документов во всех видах хранилищ (персональных, общих и хранилищах рабочих групп);
- обсуждение опубликованных документов;
- возможность подписаться на почтовые извещения по обсуждению всех документов или определенных документов.

Библиотека документов:
Создайте единое хранилище документов!

Создайте любое количество централизованных хранилищ документов на Портале, а инструментарий продукта позволит ими управлять, выполнять по ним поиск, интегрировать их с офисными приложениями и календарями, подключать как сетевые диски.
- Документы можно открыть и редактировать в MS Office прямо с Внутреннего портала;
- Хранится вся история изменений документа;
- Во избежание одновременного редактирования документа несколькими пользователями он блокируется;
- Возможно обсуждение документов;
- Поиск выполняется по всем документам в соответствии с правами доступа пользователей.

Сколько времени вы тратите на поиск
нужного файла?

- Быстрая загрузка документов через браузер (Internet Explorer, FireFox);
- Подключение хранилища через WebDAV (подключить как сетевой диск на Windows и Unix платформах);
- Расширенная интеграция с Internet Explorer;
- Любое количество папок и любые типы документов.

Рабочие группы: организуйте коллективную работу!

Рабочие группы - основной инструмент коллективной работы. Рабочие группы служат для выполнения производственных задач, для совместной работы с документами.
- Рабочая группа включает календари, форум, обсуждение, отчеты, документы, фото, задачи;
В рабочих группах аккумулируются знания, накапливаемые компанией в процессе деятельности;

- Знания не «растаскиваются» по почтовым ящикам сотрудников, а аккумулируются на портале;
- Руководитель в любой момент может видеть работу над проектами и оценивать эффективность работы сотрудников;
- Можно настроить портал так, что рабочие группы могут создавать руководители отделов или все сотрудники компании.

Внутренние коммуникации:
управляйте корпоративными коммуникациями!

Живой диалог непосредственно через Портал, в защищенной среде - вот эффективный инструмент для ежедневной коммуникации между сотрудниками! Почему эффективный? Потому что ускоряет и удешевляет эти коммуникации, а, значит, способствует повышению их эффективности. Как инструмент номер один, система обмена мгновенными сообщениями через Внутренний портал, не отвергает, не зачеркивает «железный» телефон и электронную почту - наоборот, дополняет эти привычные способы общения.
Мгновенные сообщения, блог-ленты, форумы, фотогалереи, видеоархивы, доска объявлений.

Внутренние коммуникации:
всегда в онлайне

Обмен мгновенными сообщениями завоевал свое право на существование с приходом icq, msn. Сейчас компании крайне не заинтересованы в использовании внешних систем для внутренних коммуникаций.
– веб-интерфейс «один на один», а также отправка сообщения группе пользователей;
– Windows, Apple, Unix приложения;
– мобильные клиенты (pocketPC, JAVA, Windows mobile) с возможностью установки мессенджера (например QIP) на мобильный телефон;
– встроенный в портал XMPP-сервер (jabber) с поддержкой любых классических клиентов (Miranda, QIP и др.).

Управление задачами:

Контролируйте исполнение задач

Без четкой постановки последовательности задач и планомерной их реализации просто невозможно достигнуть определенного результата - вы это знаете. И всем известно, что планирование личных дел ведет к значительному повышению производительности труда.

Представьте, насколько эффективней станет работа всего рабочего коллектива, если каждый участник проекта будет вовремя извещен о задаче, будет видеть полный список задач, сроки их исполнения, степень готовности, сможет принимать участие в обсуждении.

- Участник группы создает задачи членам рабочих групп и управляет ими в соответствии с назначенными ему правами;
- К задаче можно прикреплять файлы и выставлять задачам степень важности;
- Персональные и групповые задачи можно «раскладывать» в папки по темам;
- Каждой задаче назначается ответственный за выполнение;
- Сотрудники и участники групп получают уведомления об изменении задач;
- По завершенным задачам исполнители предоставляют отчеты Предусмотрен контроль исполнения задач с индикацией их состояния и готовности в процентах;
- Двусторонняя интеграция с MS Outlook.

Видеоархив

Размещайте на портале видеообращение руководства, материалы с выставок. Встроенный медиа-плеер поддерживает форматы: FLV, MP4, MP3, AAC, JPG, PNG, GIF (в Flash-версии), а так же WMV и WMA (в Silverlight-версии)

Избавьтесь от слухов! Управляйте настроениями!

Разместите на портале официальную информацию о руководстве, миссии, стратегии и структуре компании. Создайте общественную фотогалерею и видеотеку. Все это будет не только создавать, но и укреплять корпоративную культуру и имидж компании. В разделе «Компания» публикуются:
– иерархия департаментов, офисов и отделов;
– приказы;
– распоряжения;
– официальные новости;
– фото и видео отчеты;
– лента важных новостей отрасли;
– внутренние вакансии компании;
– контакты и реквизиты для быстрого доступа;
– другие документы.

Простые сервисы, экономящие огромные деньги

- Сколько времени ваша компания тратит на заказ канцтоваров?
- На вызов такси?
- На резервирование переговорных?
- На обращение в IT-службу?
На внутреннем портале есть целый набор отличных инструментов для автоматизации бизнес-процессов.
- Планируйте заранее и свои встречи, и собрания - есть инструмент для резервирования ресурсов и переговорных;
- Оформляйте электронные заявки «на раз-два» - механизм Электронных заявок ускорит обработку таких процедур (пропуска, визитки, водители, канцелярские товары) и сэкономит время на рутинных операциях

Фотогалерея компании

- удобная работа с фотографиями
- быстрая загрузка файлов
- автоматоматическое изменение размера фотографии
- слайдшоу
- рейтинг

Кому и зачем нужен внутренний портал

Руководителю

1. Экономьте рабочее время
Сократите издержки на поиск нужной корпоративной информации, устраните проблемы внутренних коммуникаций.

2 Повышайте эффективность сотрудников
Организуйте рабочие группы, накапливайте опыт работы и снижайте издержки, возникающие из-за «внутренней» потери информации, налаживайте горизонтальные коммуникации.

3. Контролируйте рабочие процессы
Создавайте рабочие группы, вводите единые стандарты отчетности, контролируйте занятость сотрудников, замените ICQ внутренней системой мгновенных сообщений, накапливайте базу знаний.

4. Повышайте эффективность бизнес-процессов
Резервируйте переговорные через портал, организуйте совещания, принимайте заявки, контролируйте их исполнение.

5. Защищайте инвестиции
Важная рабочая информация, собранная на портале, не будет потеряна при уходе сотрудника.

HR-специалисту

1. Ведите учет рабочего времени
Следите в календарях за отсутствием и занятостью сотрудников.

2. Быстро вводите в работу новых сотрудников
Разместите в специальном разделе информацию об истории компании, корпоративной культуре, а также основные документы, регламентирующие деятельность компании.

3. Повышайте мотивацию сотрудников
Информируйте сотрудников о работе компании, вовлекайте сотрудников в рабочий процесс.

4. Проводите обучение и тестирование персонала
Организуйте на портале онлайн-обучение, с последующим тестированием полученных знаний.

Сотрудникам

1. Получите быстрый доступ к актуальной справочной информации
Не тратьте время на поиск телефонов, бланков, документов, реквизитов компании.

2. Общайтесь с коллегами
Знакомьтесь, узнавайте новости других отделов.

3. Участвуйте во внутренней жизни компании
Вовремя получайте информацию о проводимых компанией мероприятиях и акциях.